Cómo hacer teletrabajo: trabajar a distancia con tus empleados, clientes, proveedores y Gestoría
En la actual situación de reclusión, estar en contacto con nuestros clientes y proveedores así como empleados es más imprescindible que nunca. Por eso hemos pensado en realizar este post con las herramientas de teletrabajo más utilizadas y más sencillas de usar.
A la incertidumbre laboral y económica no puede sumarse la desconexión con nuestros equipos de trabajo.
Por eso mismo, y dado el confinamiento provocado por el COVID-19 (Coronavirus), hemos decidido realizar este post para poder facilitar herramientas de conexión on-line con nuestros Asesores y equipos habituales. Disponer de un manual de teletrabajo es fundamental.
Los clientes de nuestra consultora ya hace tiempo que tienen a su disposición a través de nuestra página web www.serviciosdac.com el acceso on-line a todos sus documentos fiscales, contables, laborales y jurídicos donde pueden hacer el seguimiento de cómo va su empresa, trámites y descargar información. Así mismo, para aquellos clientes que tienen expedientes jurídicos, trámites pendientes de realización, etc también es un canal de información constantemente actualizado. Además, pueden contactar directamente con su asesor@ asignad@ para cada área directamente desde la web o desde cualquier dispositivo.
Con todo, para poder trabajar desde casa, es evidente que necesitaremos contar con un ordenador y conexión a Internet.
Indicamos las herramientas que consideramos más útiles para que el teletrabajo sea efectivo:
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Intercambio de archivos y envío de documentación:
Nuestros clientes pueden entrar en su área privada, y en el apartado de Documentación podrán encontrar acceso a las carpetas para el intercambio de archivos inmediato con nuestra Consultora así como el sistema de archivo de sus documentos y expedientes para su consulta.
Nuestro sistema está conectado además con GoogleDrive por lo que nuestros clientes también podrán tener acceso a través de esta plataforma.
Para todos los demás, existen plataformas adicionales como Dropbox o HubSpot con las que también trabajamos y donde compartimos con nuestros clientes la documentación relativa a sus empresas.
Para el envio de grandes ficheros y documentación les recomendamos la utlización de WeTransfer
¿Cómo puedo enviar facturas a mi asesor? Dentro de este apartado nos parece interesante indicarle que existen multiples aplicaciones como Camscanner que permite transformar una foto realizada con nuestro teléfono en un PDF que poder enviar a nuestros asesores, etc. para que puedan procesar las facturas. Es una herramienta muy útil para tickets, etc. por si no podemos remitir la documentación físicamente a nuestro asesor…. Pues parece una buen idea.
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Conectarse a tu cliente – Compartir ordenador on-line:
Aunque son de las aplicaciones y utilidades más apreciadas por nuestros informáticos en nuestras empresas a la hora de conectarse a solucionarnos problemas con el correo, el acceso a algún servidor o carpeta, o autorizando permisos para compartir archivos, etc. lo cierto es que a nivel profesional no es muy utilizado.
La mejor forma de conectarse a los ordenadores de nuestro despacho desde casa es utilizar plataformas gratuitas como AnyDesk o Teamviewer así como Supremo. Para ello deberás configurar una contraseña en el ordenador al que quieres conectarte para que que cuando intentes la conexión desde casa no necesites que nadie valide tu conexión como seguramente haces ahora con los informáticos cuando se conectan a tus ordenadores.
Por tanto, si queremos revisar por ejemplo la contabilidad de un cliente con el que no compartimos sistemas de gestión y control sólo tendremos que descargar una de estas dos aplicaciones y ya podremos compartir pantalla por lo que podremos trabajar. Si ahora le sumamos una llamada…ya estamos reunidos, trabajando, poniendo las cosas al día y a kilómetros de distancia. Sin duda la tecnología es maravillosa.
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Firma de documentos on-line:
Hay multitud de plataformas utilizadas para la forma on-line de documentos. Nuestro despacho poner a disposición de nuestros clientes este servicio en el que simplemente facilitándonos el contrato de que debe ser firmado así como los emails de contacto de las personas que deben firmarlos son remitidos a los destinatarios para que puedan firmarlos on-line a través de teléfono móvil, Tablet u ordenador siendo la firma totalmente válida ante cualquier organismo público con certificado de autenticidad. No dude en consultarnos este servicio que gestiono nuestro departamento mercantil y jurídico.
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Telefonía y reuniones:
Es evidente que el correo electrónico es una medida fundamental que debe estar permanentemente conectado, pero para mantener una reunión puede ser muy útil tener disponible herramientas como Skype o CiscoWebex o Go To webinar sin olvidarnos Jitsi Meet o de Hangouts
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Marcando y controlando objetivos concretos:
Para aquellos clientes que no trabajan con nuestros sistemas o para todos nuestros lectores, les indicamos que herramientas como Wrike, Trello o Evernote pueden ser muy útiles a la hora de asignar tareas, derivar trabajos de un departamento a otro y estar en contacto con nuestros clientes y/o proveedores.
Estas herramientas son muy sencillas de configurar. Tanto clientes como proveedores pueden estar en contacto y cada vez que existe un cambio en el proceso de gestión nuestros usuarios reciben un comunicado sin necesidad de remitirles un email de forma específica.
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Tiempo de uso y gestión:
Para aquellos clientes más desconfiados con sus trabajadores, hay herramientas como Sesame o When I Work que pueden controlar los procesos y horarios así como fichaje si bien, nosotros somos más partidarios de trabajar por hitos y no tanto por horas. Hasta el momento, consideramos que trabajando con un simple Wrike podría ser suficiente. Además, los clientes que trabajan con nuestros sistemas tienen para el departamento administrativo, financiero, contable o laboral el propio sistema de fichaje de trabajadores integrado en la plataforma de trabajo.
Teams de Microsoft es una herramienta muy completa para aquellos que pagáis el Office365 y que además podéis compaginar con SharePoint para compartir archivos con otros usuarios.
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Trabajo en equipo o grupo:
Las herramientas gratuitas más utilizadas en este apartado son Google, a través de todas sus aplicaciones o con Microsoft Office 365 que desde hace ya años permite también la edición de documentos de forma compartida.
En nuestra consultora trabajamos tanto con Google como a través de nuestro propio sistema de gestión web accesible desde el apartado de clientes en nuestra web.
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Concretar reuniones tanto en fecha como hora:
Existen varias plataformas que incluso pueden integrarse con su página web, pero no hará falta complicarlo tanto para que su agenda y la de sus clientes y proveedores pueda estar unida sin necesidad de cruzar miles de email.
En este sentido pueden encontrar plataformas como Calendly o Reservio .
El mundo está cambiando. Adaptarse en nuestras relaciones con empleados, clientes y proveedores es fundamental. Nuestra consultora está preparada, con los mejores sistemas de gestión integral para el control de cualquier negocio y adaptando las tecnologías a las posibilidades de nuestros clientes integrando sistemas de primer nivel pero también sistemas que pueden ser de uso gratuito. No todo lo bueno es caro!!
Es fundamental evitar el parón de nuestros negocios. Empresas de cuyo servicio requiere presencia física como restaurantes, cafeterías, operarios de mantenimiento, etc no tienen más remedio que estar presentes para dar el servicio. Sin embargo, cualquier trabajo intensivo en materia gris y por tanto con uso de sistemas informáticos, puede ser realizado a distancia. Más allá de la falta de costumbre, el teletrabajo no debería suponer un problema para poder ser igual o más efectivo.
El teletrabajo no supone vacaciones. Debe marcar objetivos claros a sus empleados y proveedores y utilizar herramientas de control y seguimiento automatizadas.
Esperamos que este artículo en el que explicamos diversos sistemas o posibilidades de teletrabajo y gestión a distancia del trabajo, documentos, etc. les sirva para poder continuar con la actividad normal de su empresa. La crisis del Cornonavirus sólo ha adelantado un proceso natural que sí o sí teníamos que seguir todas las empresas. La digitalización, el control a distancia, el teletrabajo, el trabajo colaborativo…. son conceptos que han venido para quedarse. Además de luchar por continuar con nuestros negocios abiertos tenemos que aprovechar esta oportunidad única y esperemos que irrepetible, para marcarnos una estrategia de futuro para nuestra empresa. ¿Cómo nos vemos en 10 años? ¿Cómo serán nuestros clientes futuros? ¿y nuestros empleados?….
No duden en consultar con nuestra Asesoría. Nuestro servicio de Gestoría On-Line puede ayudarle a establecer mecanismos de control a distancia que le ayuden a llevar una vida normal sin necesidad de realizar reuniones innecesarias o estar esperando respuestas que nunca llegan. Empiece a tener el control de su negocio, empleados y colaboradores. Nuestra Asesoría no sólo puede ayudarle con sus obligaciones contables, fiscales, laborales, jurídicas, etc. si no que también puede ayudarle a adaptarse a la nueva metodología de trabajo, el teletrabajo.
Estamos a su disposición,
Daniel Moreno Haro
Director Asesoría Edac – Lcdn SL
