Cómo hacer teletrabajo: trabajar a distancia con tus empleados, clientes, proveedores y Gestoría - Servicios Edac
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Cómo hacer teletrabajo: trabajar a distancia con tus empleados, clientes, proveedores y Gestoría

Cómo hacer teletrabajo: trabajar a distancia con tus empleados, clientes, proveedores y Gestoría

En la actual situación de reclusión, estar en contacto con nuestros clientes y proveedores así como empleados es más imprescindible que nunca. Por eso hemos pensado en realizar este post con las herramientas de teletrabajo más utilizadas y más sencillas de usar.

 A la incertidumbre laboral y económica no puede sumarse la desconexión con nuestros equipos de trabajo.

Por eso mismo, y dado el confinamiento provocado por el COVID-19 (Coronavirus), hemos decidido realizar este post para poder facilitar herramientas de conexión on-line con nuestros Asesores y equipos habituales. Disponer de un manual de teletrabajo es fundamental.

Los clientes de nuestra consultora ya hace tiempo que tienen a su disposición a través de nuestra página web www.serviciosdac.com el acceso on-line a todos sus documentos fiscales, contables, laborales y jurídicos donde pueden hacer el seguimiento de cómo va su empresa, trámites y descargar información.  Así mismo, para aquellos clientes que tienen expedientes jurídicos, trámites pendientes de realización, etc también es un canal de información constantemente actualizado. Además, pueden contactar directamente con su asesor@ asignad@ para cada área directamente desde la web o desde cualquier dispositivo.

Con todo, para poder trabajar desde casa, es evidente que necesitaremos contar con un ordenador y conexión a Internet.

Indicamos las herramientas que consideramos más útiles para que el teletrabajo sea efectivo:

 

  1. Intercambio de archivos y envío de documentación:

 

Nuestros clientes pueden entrar en su área privada, y en el apartado de Documentación podrán encontrar acceso a las carpetas para el intercambio de archivos inmediato con nuestra Consultora así como el sistema de archivo de sus documentos y expedientes para su consulta.

Nuestro sistema está conectado además con GoogleDrive por lo que nuestros clientes también podrán tener acceso a través de esta plataforma.

 

Para todos los demás, existen plataformas adicionales como Dropbox o HubSpot con las que también trabajamos y donde compartimos con nuestros clientes la documentación relativa a sus empresas.

 

Para el envio de grandes ficheros y documentación les recomendamos la utlización de  WeTransfer

 

¿Cómo puedo enviar facturas a mi asesor? Dentro de este apartado nos parece interesante indicarle que existen multiples aplicaciones como Camscanner que permite transformar una foto realizada con nuestro teléfono en un PDF que poder enviar a nuestros asesores, etc. para que puedan procesar las facturas. Es una herramienta muy útil para tickets, etc. por si no podemos remitir la documentación físicamente a nuestro asesor…. Pues parece una buen idea.

 

  1. Conectarse a tu cliente – Compartir ordenador on-line:

 

Aunque son de las aplicaciones y utilidades más apreciadas por nuestros informáticos en nuestras empresas a la hora de conectarse a solucionarnos problemas con el correo, el acceso a algún servidor o carpeta, o autorizando permisos para compartir archivos, etc. lo cierto es que a nivel profesional no es muy utilizado.

 

La mejor forma de conectarse a los ordenadores de nuestro despacho desde casa es utilizar plataformas gratuitas como AnyDesk o Teamviewer así como Supremo. Para ello deberás configurar una contraseña en el ordenador al que quieres conectarte para que que cuando intentes la conexión desde casa no necesites que nadie valide tu conexión como seguramente haces ahora con los informáticos cuando se conectan a tus ordenadores.

 

Por tanto, si queremos revisar por ejemplo la contabilidad de un cliente con el que no compartimos sistemas de gestión y control sólo tendremos que descargar una de estas dos aplicaciones y ya podremos compartir pantalla por lo que podremos trabajar. Si ahora le sumamos una llamada…ya estamos reunidos, trabajando, poniendo las cosas al día y a kilómetros de distancia. Sin duda la tecnología es maravillosa.

 

  1. Firma de documentos on-line:

 

Hay multitud de plataformas utilizadas para la forma on-line de documentos. Nuestro despacho poner a disposición de nuestros clientes este servicio en el que simplemente facilitándonos el contrato de que debe ser firmado así como los emails de contacto de las personas que deben firmarlos son remitidos a los destinatarios para que puedan firmarlos on-line a través de teléfono móvil, Tablet u ordenador siendo la firma totalmente válida ante cualquier organismo público con certificado de autenticidad. No dude en consultarnos este servicio que gestiono nuestro departamento mercantil y jurídico.

 

  1. Telefonía y reuniones:

 

Es evidente que el correo electrónico es una medida fundamental que debe estar permanentemente conectado, pero para mantener una reunión puede ser muy útil tener disponible herramientas como Skype o CiscoWebex o Go To webinar sin olvidarnos Jitsi Meet o de Hangouts 

 

  1. Marcando y controlando objetivos concretos:

 

Para aquellos clientes que no trabajan con nuestros sistemas o para todos nuestros lectores, les indicamos que herramientas como Wrike, Trello o Evernote pueden ser muy útiles a la hora de asignar tareas, derivar trabajos de un departamento a otro y estar en contacto con nuestros clientes y/o proveedores.

 

Estas herramientas son muy sencillas de configurar. Tanto clientes como proveedores pueden estar en contacto y cada vez que existe un cambio en el proceso de gestión nuestros usuarios reciben un comunicado sin necesidad de remitirles un email de forma específica.

 

  1. Tiempo de uso y gestión:

 

Para aquellos clientes más desconfiados con sus trabajadores, hay herramientas como Sesame o When I Work que pueden controlar los procesos y horarios así como fichaje si bien, nosotros somos más partidarios de trabajar por hitos y no tanto por horas. Hasta el momento, consideramos que trabajando con un simple Wrike podría ser suficiente. Además, los clientes que trabajan con nuestros sistemas tienen para el departamento administrativo, financiero, contable o laboral el propio sistema de fichaje de trabajadores integrado en la plataforma de trabajo.

Teams de Microsoft es una herramienta muy completa para aquellos que pagáis el Office365 y que además podéis compaginar con SharePoint para compartir archivos con otros usuarios.

 

  1. Trabajo en equipo o grupo:

 

Las herramientas gratuitas más utilizadas en este apartado son Google, a través de todas sus aplicaciones o con Microsoft Office 365 que desde hace ya años permite también la edición de documentos de forma compartida.

En nuestra consultora trabajamos tanto con Google como a través de nuestro propio sistema de gestión web accesible desde el apartado de clientes en nuestra web.

 

  1. Concretar reuniones tanto en fecha como hora:

 

Existen varias plataformas que incluso pueden integrarse con su página web, pero no hará falta complicarlo tanto para que su agenda y la de sus clientes y proveedores pueda estar unida sin necesidad de cruzar miles de email.

En este sentido pueden encontrar plataformas como Calendly o Reservio .

 

 

El mundo está cambiando. Adaptarse en nuestras relaciones con empleados, clientes y proveedores es fundamental. Nuestra consultora está preparada, con los mejores sistemas de gestión integral para el control de cualquier negocio y adaptando las tecnologías a las posibilidades de nuestros clientes integrando sistemas de primer nivel pero también sistemas que pueden ser de uso gratuito. No todo lo bueno es caro!!

 

Es fundamental evitar el parón de nuestros negocios. Empresas de cuyo servicio requiere presencia física como restaurantes, cafeterías, operarios de mantenimiento, etc no tienen más remedio que estar presentes para dar el servicio. Sin embargo, cualquier trabajo intensivo en materia gris y por tanto con uso de sistemas informáticos, puede ser realizado a distancia. Más allá de la falta de costumbre, el teletrabajo no debería suponer un problema para poder ser igual o más efectivo.

 

El teletrabajo no supone vacaciones. Debe marcar objetivos claros a sus empleados y proveedores y utilizar herramientas de control y seguimiento automatizadas.

 

Esperamos que este artículo en el que explicamos diversos sistemas o posibilidades de teletrabajo y gestión a distancia del trabajo, documentos, etc. les sirva para poder continuar con la actividad normal de su empresa. La crisis del Cornonavirus sólo ha adelantado un proceso natural que sí o sí teníamos que seguir todas las empresas. La digitalización, el control a distancia, el teletrabajo, el trabajo colaborativo…. son conceptos que han venido para quedarse. Además de luchar por continuar con nuestros negocios abiertos tenemos que aprovechar esta oportunidad única y esperemos que irrepetible, para marcarnos una estrategia de futuro para nuestra empresa. ¿Cómo nos vemos en 10 años? ¿Cómo serán nuestros clientes futuros? ¿y nuestros empleados?….

 

No duden en consultar con nuestra Asesoría. Nuestro servicio de Gestoría On-Line puede ayudarle a establecer mecanismos de control a distancia que le ayuden a llevar una vida normal sin necesidad de realizar reuniones innecesarias o estar esperando respuestas que nunca llegan. Empiece a tener el control de su negocio, empleados y colaboradores. Nuestra Asesoría no sólo puede ayudarle con sus obligaciones contables, fiscales, laborales, jurídicas, etc. si no que también puede ayudarle a adaptarse a la nueva metodología de trabajo, el teletrabajo.

Estamos a su disposición,

Daniel Moreno Haro

Director Asesoría Edac – Lcdn SL

 

 

 



CONTRATACIÓN DE SERVICIOS:

Usted está contratando su inclusión en una demanda colectiva dirigida al Consorcio de Seguros. En concreto los servicios incluidos son:

– Revisión de contratos de Seguros de Comercio para valoración de la posibilidad de Reclamación ante la propia compañía de Seguros o en su defecto al Consorcio de Seguros algún tipo de indemnización debido al Cese Temporal del Negocio por covid19 o cualquier otro motivo incluido en el condicionado del contrato.

– Presentación de reclamación ante el Consorcio de Seguros.

– Adhesión a la posible Demanda Colectiva al Consorcio de Seguros exigiendo la inclusión del Covid19 como causa que motiva indemnización por Lucro Cesante.

CONTRATACIÓN ADICIONAL A PACTAR:

– Demanda al Consorcio de Seguros de Forma Colectiva*

RESULTADO INCIERTO:

Este despacho advierte del resultado incierto del procedimiento judicial iniciado al Consorcio, así como de la duración del mismo. En este sentido, queremos dejar constancia de que las explicaciones ofrecidas han sido suficientes y por tanto es usted como cliente quien asume el resultado incierto de este procedimiento.

Indicarle, que para el caso de NO prosperar el procedimiento, se procederá según lo dispuesto en el artículo 394 de la vigente Ley de Enjuiciamiento Civil. En este caso le informaremos de forma previa antes de iniciar cualquier procedimiento, de cualquier consecuencia que suponga o pueda suponer un coste para usted.

Por tanto, usted se está uniendo a una demanda colectiva y tanto su reclamación y/o importe a solicitar como indemnización será pactada entre usted y nuestro despacho de forma previa.

*COSTE PROCEDIMIENTO JUDICIAL:

El precio indicado como pago inicial de 150€+IVA incluye la inclusión en la demanda colectiva, la redacción de la demanda, la revisión de documentos y las reclamaciones previas a la demanda.

Para el caso de interponer una demanda de forma colectiva, debe saber que:

Para el supuesto de tener contratada póliza de seguros que incluya defensa jurídica, estos gastos podrán ser asumidos por la misma previa declaración de siniestro, por lo que inicialmente no se haría efectivo el pago, que solo procederá en el caso de que finalmente la cobertura no lo permitiera, en cuyo caso se procederá al pago de los honorarios según lo estipulado en le presente presupuesto en la forma estipulada en el mismo.

Para el caso de NO tener contratada póliza de seguros que incluya defensa jurídica, los honorarios de este despacho se abonarían según la presente escala:

Hasta 3000 € ________________ 300 + IVA

Hasta 10.000 € ______________ 400 + IVA

Hasta 30.000 € ______________ 500 + IVA

Hasta 60.000 € ______________ 600 + IVA

Superior a 60.001 €# a comentar

Importes inferiores a 3.000€ a comentar puesto que su inclusión den la demanda colectiva no tiene por qué conllevar aparejada una cantidad mínima de dinero queriendo por tanto únicamente unirse para reclamar un derecho futuro.

ASESORAMIENTO PERMANENTE E INFORMACIÓN:

La prestación del servicio supone la aceptación del presente presupuesto incluye el asesoramiento permanente, que Vd. puede recibir con carácter general, mediante el Boletín Informativo que periódicamente se la facilitará y que recoge todas las novedades relacionadas con los temas contratados por Vd.; o bien información de carácter particular mediante las consultas que Vd. efectúe y que serán atendidas por nuestros profesionales.

Así mismo, usted autoriza a que nuestra consultora, o cualquier empresa del grupo pueda incluir sus datos personales y de contacto dentro de sus bases de datos con fines comerciales y/o promocionales y a utilizar por tanto sus datos con dicho fin.

POLÍTICA DE CONTRATACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS:

ASESORIA EDAC – LCDN, SL tratará de modo confidencial los datos de carácter personal del cliente cumpliendo adecuadamente y en todo momento con lo dispuesto en el nuevo Reglamento (UE) 2016/679 de 27 de abril, de protección de datos de carácter personal y la libre circulación de los mismos, reflejado en la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos digitales. Los datos facilitados por el cliente. Serán tratados conforme a las exigencias legales en todo momento, y adoptarán las medidas de seguridad adecuadas que eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. En cualquier momento, el cliente o sus representantes podrán ejercer su derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición con modificación, según lo previsto en el nuevo Reglamento (UE) 2016/679 de 27 de abril, de protección de datos de carácter personal y la libre circulación de los mismo o cualquier otra normativa aplicable al efecto, mediante correo electrónico a la dirección administracion@serviciosdac.com o por correo ordinario al domicilio social de ASESORIA EDAC – LCDN, SL (Calle Valencia 482 Local, 08013 Barcelona), o por cualquier otro medio que permita conocer la identidad de los clientes que ejerciten cualquiera de los anteriores derechos. ASESORIA EDAC – LCDN, SL se reserva el derecho de modificar su política de seguridad y protección de datos de manera discrecional, en cualquier momento y sin previo aviso, siempre ajustándose a la legislación española vigente en todo momento.